Zitierweise: Für die Wiederauffindbarkeit des Archivales sind lediglich das Archivkürzel und die vollständige Signatur der Verzeichnungseinheit nötig, z.B.: AEM, [Signatur].
Wird eine sprechende Zitierweise bevorzugt, kann nach dem Archivkürzel der Name des Bestandes eingefügt werden. Im Anschluss daran ist auch hier die vollständige Signatur des Archivales anzugeben, z.B.: AEM, Generalvikariat/Generalvikar (ab 1945), Ortsakten, [Signatur].
1. Aufbau der Registratur
Am 25. April 1944 erhielt das Ordinariatsgebäude in der Pfandhausstraße einen schweren Bombentreffer, dem die zentrale Registratur beinahe vollständig zum Opfer fiel. Bei dem verheerenden Brand dürften so gut wie alle laufenden Unterlagen des Generalvikariats bzw. der Ordinariatssitzung sowie des Ehe- und Metropolitangerichts verbrannt sein. Die Überlieferung des Metropolitankapitels wurde in Mitleidenschaft gezogen. Im Wesentlichen blieben nur die Bestände der Finanzkammer und die erzbischöfliche Überlieferung verschont, da diese jeweils räumlich getrennt in einer eigenen Registratur aufbewahrt worden waren.
An eine geregelte Schriftgutverwaltung und geordnete Registraturverhältnisse war in der Folge aufgrund der räumlichen Zersplitterung der Dienststellen und Arbeitsbereiche nicht zu denken, auch beim Neuaufbau der Verwaltung in München nach Kriegsende behinderte die räumliche Situation eine den Neuaufbau einer zentralen Registratur.
Die Ablage in der Registratur des Generalvikariats folgte nach 1945 auch keiner tieferen sachthematischen Ordnung oder einem Aktenplan, die Akten wurden vielmehr nach dem Lagerplatz abgelegt und nach Kasten/Fach (grob) erfasst, wenngleich sich aufgrund der Aufstellung inhaltliche Schwerpunkte ergeben haben (Ortsakten, Personalangelegenheiten, Sakramente, etc.). V.a. in den niedrigen Kastennummer (100/200er) wurden offenbar auch Ablagen einzelner Referenten verwahrt, wodurch es zu Themendoppelungen bei verschiedenen Kästen kommen konnte.
Parallel wurden die Ein- und Ausgangsschreiben mit GV-Nummer in Journalen erfasst, i.d.R. allerdings ohne Bezug auf die Kastennummer.
Auch war die Kastennummer nicht statisch, denn infolge laufenden Aktenzuwachses wurde die Registratur wiederholt neu aufgestellt oder Teilbereiche umgeräumt, was zu geänderten Kastennummern führen konnte.
Bei den ersten EDV-gestützten Journalprogrammen der 1980er Jahre wurde zwar sodann die Kastennummer neben der GV-Nummer eingetragen (und auch im Registraturstempel vermerkt), doch aufgrund der wiederholten Neuaufstellungen muss diese nicht der letztgültigen Kastennummer entsprechen.
2. Aussonderung und Übernahme
Eine Aussonderung fand nur einmalig im Jahr 2010 statt. Hierbei wurden die älteren Akten aus der Registratur des Generalvikariats bis etwa 1997 ausgesondert und an das Archiv abgegeben. Der Aktenschnitt hat sich dabei aus der Einführung eines DMS im Jahr 2006/2007 ergeben.
Die jüngeren Akten (bis 10 Jahre vor DMS-Start) wurden einem (neuen) Aktenplan zugeordnet und fortan über das DMS verwaltet, z.T. wurden Dokumente hierfür auch nachdigitalisiert.
Die Laufzeit umfasst dabei im Wesentlichen die Jahre 1945-1997, vereinzelt existieren Vorakten oder es wurden Einzeldokumente zurück bis 1840 den Akten beigelegt. Einzelne Zusortierungen reichen auch bis 2010.
3. Bearbeitung
Eine archivische Bearbeitung erfolgte von Mai 2019 bis Juni 2020 nach Maßgabe des Diözesanarchivs durch die ArchivInForm GmbH in Potsdam:
a) Die nun vorliegenden Verzeichnungseinheiten wurden erstmals so gebildet. Hierzu wurde i.d.R. die Registarurhängemappe als Verzeichnungseinheit genommen, einliegende Mappen wurden als „Enthält“ aufgenommen und Laufzeiten ermittelt.
Bei den Ortsakten existierten normalerweise zwei Hängemappen zu jeder Pfarrei bzw. Kuratie:
Bei der ersten Mappe handelte es sich um die eigentliche Ortsakte, die in standardisierte und teilweise individuelle Teilakten untergliedert war. Dabei müssen nicht alle standardisierten Teilakten vorhanden sein.
Die standardisierten Teilakten lauten:
- Pfarrbeschreibung
- Stellenbesetzung, Vikarierung etc.
- Baumaßnahmen, Renovierungen etc.
- Grenzziehungen bzw. Umpfarrungen
- Verschiedenes
Diese Teilakten wurden, jeweils mit Laufzeit, im Enthält-Vermerk aufgeführt.
Bei der zweiten Mappe handelte es sich um Unterlagen zur Pfarrkirchenstiftung bzw. Pfründestiftung. Diese wurde als „Mappe Kirchenstiftung“ bezeichnet und entsprechend so im Enthält-Vermerk erfasst, ggf. wurden inhaltliche Schwerpunkte in Klammern aufgenommen.
Unterlagen aus dem Generalvikariat zu einzelnen Pfarreien (Anschreiben, Aktennotizen), v.a. der Generalvikare Buchwieser und Fuchs wurden aus unbekannten Gründen nicht an die Registratur gegeben, sondern landeten zu einem unbekannten Zeitpunkt direkt im Archiv und wurden dort den älteren Pfarrakten zugeordnet. Bei der Neubearbeitung der älteren Ortsakten zwischen 2018 und 2021 wurden diese dort entnommen und korrekterweise den jüngeren Pfarrakten zugeordnet. Um diese spätere Zuordnung kenntlich zu machen, wurden sie als „Mappe GV“ im Enthält-Vermerk aufgenommen, ggf. wurden inhaltliche Schwerpunkte in Klammern erwähnt. Bei diesen Akten bestehen inhaltlich z.T. Doppelung mit den bestehenden Ortsakten.
b) Eine Kassation erfolgte nur sehr zurückhaltend, ausgesondert wurden in erster Linie (aufeinanderfolgende) Mehrfachexemplare und offensichtlich nicht archivwürdige Unterlagen (vgl. Kassationsliste). Die separierten Duplikate wurden kassiert und datenschutzgerecht vernichtet.
c) Druckwerke ohne Aktenzusammenhang wurden an die Diözesanbibliothek gegeben, interne Publikationen (z.B. kirchliche Statistik) wurden für eine eigene Serie separiert.
d) Die Kastennummer wurde als Altsignatur übernommen. Die Unterteilung in /1, /2, … wurde dabei erst nachträglich bei der Abgabe vergeben. Um Reihenfolge beim Verpacken einhalten zu können, wurden die Kartons mit Kastennr. und lfd. Nr. versehen.
e) Wurde bei Dokumenten im Registraturstempel eine abweichende Kastennummer festgestellt, als der Kasten, in dem sie sich befanden, wurde diese (abweichende) Nummer hinter dem Vermerk "Teilweise Kastennummer auf den Dokumenten:“ übernommen.
f) Thermopapiere wurden kopiert und die Originale vernichtet. Bei Originalen mit sehr verblasster Schrift wurde keine Kopie gefertigt, das Original verbleibt in der Akte. |
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